表現の技術

文章構成にピラミッドを反映させる
◆見出しはピラミッド内の考えのグループ化を反映しなければならない
 ●タイトル、章の見出し(主たる考え)
 ●節の見出し 1.
 ●項の見出し 1.1
 ●番号を振った段落 1.1.1
 ●ダッシュ・ポイント

◆構造を強調する
ヒエラルキー型見出し
1.それぞれのレベルで、見出しがひとつだけで終わってはならない
2.類似の考えはパラレルに表現する
3.見出しは、考えの本質を表現するにとどめる
4.見出しを文脈の一部としない
5.見出しの各グループを事前に紹介する
6.やりすぎない

見出しを考えのヒエラルキー構造に合致させる
タイトルには主ポイントを反映させる

 状況を説明する段落を書く。XX XXX XXXX

 複雑化と疑問の段落を書く。XX XXX XXXX

 主ポイントを述べる。文書が7段落を超える場合は、キーラインのポイントをリストアップする。

 ●第1のキーライン・ポイント
 ●第2のキーライン・ポイント
 ●第3のキーライン・ポイント

最初のキーライン・ポイントとマッチする見出しをつける
 キーラインの導入部と要約を簡略に記す。ここでも、7段落を超す場合は、この後に各ポイントを中央に寄せて箇条書きにする。その後で以下を続ける。

1.ポイントにナンバーを付し、すべて大文字活字とし、文頭から下線を引く
 (1)文頭を下げ、括弧つきナンバーを付し、
   文中に大文字・小文字を使用し、ポイントを書き、下線を引く
  a.文書が非常に長い場合、アルファべット小文字を付し、
   文中に大文字・小文字を用いてポイントを書き、下線を引く
   ・次のレベルは、文頭を下げ、ドットを打ち、
    文頭のみを大文字にしてポイントを書く
    -次のレベルでは、文頭を下げ、ダッシュを打ち、
     文頭のみを大文字にしてポイントを書く。

ポイントのアンダーライン
1.完璧な規律に従って、Q&A論理を適用しなければならない
2.ポイントの表現には最大の注意を払い、できるだけ簡潔にメッセージを述べなければならない
3.徹底的にポイントの絞り込みを行ない、演繹法または帰納法的論理展開に必要な記述に制限する

数字インデックス
ドット・ダッシュの箇条書き

◆グループ間の移行を助ける
・ストーリーを語る
・前を振り返る
・章や節を要約する
・全体を締めくくる
・次のステップを述べる

文章表現にピラミッドを反映させる

ものを書くという作業は2ステップ
・自分の伝えたいポイントを決める
・それを言葉に置き換える

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問題分析を構造化する

◆データを収集する
・いくつかの仮説を設定する
・誤った仮説を捨て、正しい仮説を選定できるように、妥当性を判断するチェックポイントを設定する
・仮説を証明する明確な結果が得られるまで実験(妥当性のチェック)を繰り返す
・証明された仮説にもとづき、望ましい行動を提案する
→なぜその問題が存在するのか、それを裏づけると思われる理由を仮説的に考え、データ収集の作業をこれらの理由の検証に集中する

◆診断フレームワークを作る
・構造を図式化する
・因果関係をたどる
 -財務の構造
 -タスクの構造
 -活動の構造
・有りうべき原因を分類する
 -R1を生み出している現在の構造/システムはどのようなものか(これが、いま起きていることだ)
 -R1を生み出している現在の構造/システムは本来どのようなものでなければならなかったのか(これが、本来あるべき姿だ)
 -望ましいR2を生み出すための構造/システムとは、理想的にどんなものであるべきか(これが、目的達成のために必要なものだ)

◆フレームワークを利用する
・問題解決には対象分野全体の知識を有することが要求される
・「質問に対してイエス・ノーで答えるためには、何を知る必要があるか?」を自問する
 -必要なデータのみ収集するところからはじめ、フレームワークの中で現状の業務構造や関連性を明らかにすることに徹する
 -効率的なデータ収集のベースにフローチャートを準備し、仮説の設定とその立証に向けてデータ収集すべき質問事項を組み立てていく

◆ロジックツリーを作る
→問題解決に向けて複数の選択肢を考える

 1.問題は存在するか?

 2.それはどこにあるか?
 3.それはなぜ存在するか?

 4.それにどう対処することができるか?
 5.それにどう対処すべきか?

・解決の選択肢を明らかにする

 論理的に考えられる可能性が出揃った後に、それぞれの行動に対してその利点を計算し、リスクを推測する。そして最後に、提案すべき一連の行動を決定する
・グループ要約の欠陥を探す
 「課題」とはイエス・ノーで答えるべき質問形式
 仮説を設定し、ツリー・ダイアグラムを用いて原因を明らかにする
 グループ化は、自分の考えを分析構造と合致させることにより、論理的な妥当性を検証するための手助けとすることができる

◆課題分析を実践する
課題分析は以下のような状況下で、自分の選択肢を明らかにする手助けとなり、意思決定の合理的な裏づけをもたらすことを意図して開発されたもの

・緊急に決定を下す必要がある時
・メリットのある選択肢が複数存在する時
・多くの変動要素を操作し、多くの目的を考慮せねばならない時
・結果がさまざまな、時に矛盾する基準で測定されるような時
・決定した行動が最終的に他の決定分野に重大な影響を及ぼす恐れがある時

問題解決の作業をどれだけ効率的にできるかは、どれだけ明確なイエス・ノー質問を作り上げることができるかにかかっている

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問題を定義する

◆問題定義のフレームワーク
・今、何が起きているのか?
 [状況=スタートポイント/オープニング+懸念される出来事]
 -スタートポイント/オープニングとは構造やプロセスのイメージ化
 -懸念される出来事
 ・外的引き金:構造/プロセスを取り囲む環境から引き起こされる変化
 ・内的引き金:その会社自身により引き起こされる変化
 ・新たな認識:変化が必要なことへの新たな認識または証拠
・今の何が好ましくないのか?(R1)
-R1とは、読み手が解決しようとしている問題、または、直面しそうな問題、または、手に入るかもしれない改善の機会などのこと
・代わりに何を望んでいるのか?(R2)
-R2とは、読み手が自分の構造やプロセスを使い、R1に代わって生み出したいもののこと
(最終結果を数値または具体的に表現すること)

◆疑問を見出す
 1.読み手がR1からR2へ移行する方法を知らない
 2.R1からR2への移行方法をわかっているつもりだが、確信がない
 3.R1からR2への移行方法をわかっているが、その解決案をどのように実行していけばよいのかがわからない
 4.読み手はR1からR2への移行方法を知っていると考え実行に移したが、その解決案は何らかの理由によりうまくいかなかった
 5.いくつかの解決案を考えたが、そのうちのどれを実行すべきかわからない
 6.読み手はR1をわかっているが、解決案を生み出すほどR2を明確にすることができない 7.R2はわかっているが、いま自分たちがR1なのかどうかがはっきりしない

◆導入部へ展開する
 1.我々はなにをすべきか?→このようにせよ
 2.今やろうと考えていることをやるべきか?→その通り
 3.やりたいことをどのようにやるべきか?→このプロセスに従え
 4.解決案はうまくいかなかった。何をすべきか?→もっと完璧に綿密に行なえ
 5.どの選択肢を選ぶべきか?→Yのほうがよい
 6.我々の戦略hばいかなるものであるべきか?→~せよ
 7.我々に問題はあるのか?→その通り。~となるだろう

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グループ内の考えを要約する

白紙の主張を避ける
主張(考え)=下部グループの中身の要約
・グループ化の根拠になる考えをチェック
・MECEの確認
・ポイントの種類
 -一連の行動によって得られる期待成果を記述することにより、行動の考えを要約
 -各ポイントの類似性が何を意味するのかを記述することにより、状況の考えを要約

◆行動の結果を述べる

・行動の考えは因果関係でグループ化せよ
 -それぞれの行動をできる限り「具体的な」言葉で表現する
 -グループ化を「明白な」因果関係で構成する
 -結果の記述は、一連の行動から「直接」得られるものを書く
→すべてのステップは最終結果を暗示するように表現されていなければならない

・具体的な言葉を使う
 -最終期待結果を具体的にかつ明確な形で表現する

・行動のレベルを階層化する
 -各レベルのステップ数を5つ以下に制限する
 -タスク→目的→利点⇒全体の目的

・直接的に要約する
 -グループ化はMECE形式で行なう
 -要約は、行動を実行して直接得られる結果を、最終結果物をイメージできる言葉で表現する

◆各結論に類似点を見つける
・考えを結びつける構造上の類似点を見出す
 -各ポイントの文章が同じ種類の主部を論じている
 -各ポイントの文章が同じ種類の述部(行動または目的・対象)を表現している
 -各ポイントの文章が同じ種類の判断を意味している
・類似点の中により深い関連性を見出す
・要約ポイント・レベルまで帰納的なジャンプをする

→すべてのグループ化は、グループ全体の考えを示唆するものであり、それはグループ内の各考えの関連性を反映したものでなけれならない
 ・すべてのある特性を共有し、その特性で関連づける全ての考え
 ・すべてのある結果を達成するために取らねばならない行動

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ロジックの順序に従う

◆グループ化の根拠
1.ある結果の原因を特定する(時間の順序)
-原因と結果を区別する
-根拠となるプロセスを明らかにする
2.全体を部分にわける(構造の順序)
-構造を作る(MECE)
-構造を書き表す
-構造の変更を提案する
-構造の順序を用いて考えを明らかにする
3.類似のもので分類する(度合いの順序)
-正しい分類グループを作る
-不適切な分類グループ化を見つけ出す

◆順序をチェック=グループ化の妥当性をチェック
・リストのチェック(リストが多い場合は共通性でグループ化)
・順序のチェック(時間、構造、度合い)
※順序が見つからない場合
-グループ化の根拠の明確にする
-根拠を絞込む(プロセス、構造、分類)

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演繹法と帰納法

演繹的理由づけ
「キーライン」レベルでは帰納法表現を常に心がける
キーラインで演繹的理由づけ
・頂上のポイントが読み手の期待することとかけ離れたものである場合
・事前の説明なしには読み手が提案行動を理解することができない場合

帰納的理由づけ
・グループ化した考えを定義づける技術
・その中で不釣合いなものを見極める技術
→メッセージをグループ化して1語で表し、単語は常に種類を表す名詞

演繹法と帰納法の違い
演繹法では第2ポイントは常に第1ポイントの主部と述部のどちらかについてコメント
帰納法では主部、述部に類似性があるかを見て、その類似性から上部ポイントを推測

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導入部の構成

◆よい導入部を書くためには
1.導入部とは、知識を与えるためのものではなく、思い起こさせるためのものである。
2.導入部にはストーリーの3要素(状況、複雑化、解決)を常に含ませる。
3.導入部の長さは読み手の必要性と文書のテーマによる。
→読み手の最初の「疑問」こそが文書全体の中心軸。その「疑問」は文書に常にひとつ。
複数ある場合は、それらは互いに関連したものでなければならない。

◆読み手の「疑問」の共通パターン
1.方針を与える(何をすべきか?あるいは、どうのように実行すべきか?)
2.支出の承認を求める(それを実行すべきか?)
3.「ハウツー」を説明する(それをどのように実行すべきか?)
4.選択肢の中から決定する(何をすべきか?)

◆コンサルティング文書
提案書
1.我々は問題を理解している
2.我々は問題解決に適したアプローチを持っている
3.我々はこのアプローチを実施するにあたり、十分な経験を有している
4.我々の価格条件は納得のいくものである

進捗状況報告書

状況=我々はXという問題について作業をしてきた
複雑化=我々は、提案書の中で、分析第1ステップの目的はYが当該ケースかどうかを判断することであると説明した。我々は今その作業を完了した
疑問=我々は何を発見したか?

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考える技術・書く技術

◆なぜピラミッド構造なのか?
ピラミッドの鉄則
-どのレベルであれ、あるメッセージはその下位グループ群のメッセージを要約したものでなければならない
-各グループ内のメッセージは同じ種類のものでなければならない
-各グループ内のメッセージは論理的な順序で配置されなければならない

◆ピラミッドの内部構造はどうなっているのか?
ピラミッド内部の関係性
-メッセージは縦方向に関連性を持つ(Q&A形式)
-メッセージは横方向に関連性を持つ(演繹法/帰納法)
-頂上ポイントは読み手の疑問に答える
-導入部は読み手に疑問を思い出させる

◆ピラミッド構造はどうやって作るのか?
ピラミッドを作る
-主題(テーマ)を明らかにせよ
-「疑問」が何かを決めよ
-「答え」を書いてみよ
-「状況」と「複雑化」によってその「疑問」が導かれるかどうかをチェックせよ
-「答え」が妥当かどうかチェックせよ
-キーラインを埋める作業に取りかかれ

◆導入部はどう構成すればよいか?
導入部を書く
-「状況」を述べよ
-その状況で、「複雑化」が発生し、
-その複雑化が、「疑問」を引き起こし、
-その疑問に対し、あなたのが文書が「答え」を出す

◆演繹法と帰納法はどう違うのか?
論理的に理由づける
-演繹法は一本の理由づけラインで展開する
-帰納法は類似の考えや関連する行動をグループ化する
-キーラインレベルでは、帰納法の方が演繹法よりも望ましい

◆ロジックの順序に従う
論理的順序の種類
-時間の順序(自分の考えを述べる時、プロセス・フローとして図示するならば)
-構造の順序(自分考えを述べる時、構造にコメントするならば)
-重要度の順序(自分の考えを述べる時、分類を行なうならば)

行動の考えを配置する
-各ポイントは最終結果物をイメージできる表現とせよ
-同一結果を導くアクション群をひとつのグループとせよ
-グループ化の根拠になるプロセスや構造を明らかにし、その順序に従い配置せよ
-見落としたアクション・ステップがないかどうかをチェックせよ

状況の考えを配置する
-同じ種類で表現される考えをひとつのグループとせよ
-グループ化の根拠となる構造や分類を明らかにせよ
-各ポイントを主語・述語を備えた文章形式に書き直した後、配置の順序を決めよ
-見落としたポイントがないかどうかをチェックせよ

グループの考えを要約する
-行動の考えを要約する場合、それらアクション群を実行することにより直接得られる結果を述べよ
-状況の考えを要約する場合、それらポイント群の類似性の意味を述べよ

◆グループ内の考えを要約する
考えの類似性を発見する
-各考えがすべて同じテーマについて述べている
-各考えがすべて同じアクションを必要とする
-各考えがすべて同じ対象に対するアクションについて述べている
-各考えがすべて同じ洞察結果を意味している

行動の考えをリストする
-各ポイントを裸にし、類似のキーワードでグループ化せよ
-各グループのレベル(階層)の違いを明らかにせよ
-各ポイントは最終結果物をイメージできる表現とせよ
-アクション群の実行から得られる結果を述べよ

状況の考えをリストする
-テーマ(主語)、具体的状況(述語)、目的(目的語)、意味するものなどの類似点を発見せよ
-各ポイントをできるだけ狭くグループ化せよ
-そのグループ化が何を意味するのか(推論)を述べよ

◆問題を定義する
問題を定義する
-問題が発生した分野を目で見えるように図式化せよ
-今までの安定を覆すような出来事を述べよ
-望ましくない結果(R1)を明らかにせよ
-望ましい結果(R2)を具体的に述べよ
-その問題を解決するために、今まで何らかのアクションが取られたかどうかを明らかにせよ
-分析の目的、すなわち分析により答えるべき疑問を明らかにせよ

◆問題分析を構造化する
分析を構造化する
-問題を定義せよ
-診断フレームワークを用い、問題分野の詳細構造を明らかにせよ
-問題の原因を仮説的に設定せよ
-設定した仮説の妥当性を証明(または否定)するデータを収集せよ

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