ファシリテーション(1)

ファシリテーターとは、
・中立的な立場で
・チームのプロセスを管理し、
・チームワークを引き出し、
・そのチームの成果が最大となるように支援する

・コミュニケーション
 チームメンバーに議論を引き起こす
・コンセンサス
 結論と気持ちを一つにまとめる
・コミットメント
 実行に対する意欲を醸成する

ファシリテーションとリーダーシップ
・リーダーシップ
 グループのビジョンや目的を決め、部下や同僚のモチベーションを鼓舞する
・ファシリテーター
 グループのプロセス、スキル、体制に方向性を示す

→ビジョンと決断力があり、人の話に耳を傾け、人に権限を持たせること
→組織が社員の参加と生産性、チーム・リーダーシップ、インフォームド・デシジョンメイキング、柔軟性、臨機応変、革新など、さまざまなニーズに応えるのを助けること

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生産的な会議(3)

◆会議資料
・結論を見出しに記す
・箇条書きで書く
 -用紙サイズや書式の統一
 -必要最低限の枚数
 -重要な部分の強調
 -表やグラフなどで視覚化
・事前に資料を配布しておく

◆議事録
・会議の日時と開催場所
・出席者
・報告事項の整理、協議事項の内容と結果

◆実施計画表
 業務の範囲・内容・担当責任者
 業務の開始時期と終了予定
 業務の進捗状況と報告方法
 問題発生時の対応方法

◆会議のチェックポイント
□会議の目的の明確に
 ●問題解決
 ●意思統一
 ●情報の周知・収集
 ●参加者のスキルアップ
 ●親睦や交流
□全参加者へ会議の目的と論点を事前に伝達
□参加者の選定
□会議の開催時期、場所の設定
□会議資料の事前配布
□アジェンダ、配布資料をもとに想定問答
□参加者の力関係や人間関係を把握

□会議の目的と目標を宣言する
□自由に発言できる雰囲気をつくる
□発言は簡潔に、他者の発表や反論は誠実に
□会議目的や資料が参加者に伝わっているか確認する
□客観的かつ公平に議事運営する
□発言者に時間を守らせる
□議論が本質からそれたら軌道修正する
□会議時間の延長はしない

□事後の実行責任者と実施日程等の決定
□議事録の作成と保管
□実施事項の進行チェック

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会議で光る人

会議で光る人とは
「生産性の高い解」を導き出せる人(大前研一)
「相手のロジック」で議論を進められる人(御立尚資)
頭の中を論理的に整理してから話す人(樋口裕一)
自分の提案に執念を持っている人(酒巻久)

マッキンゼーの行動規範「自分の納得できないことには反論する」
議論する力
 質問力・・・相手から有用な情報を巧みに引き出す力
 聞く力・・・相手の主張と拠り所となるデータや事実の誤り
 説く力・・・確かな根拠とその組み合わせから新しい視点を提供できる力
「今後5年間に自社が直面する問題」をあらかじめ予測し、その対策を考えておく

質問の目的は、わからない部分を補足すること
3WHAT・3W・1Hで抜けている項目について質問する
→「どのような定義でお使いになっているのですか?」
相手を説得するには主張を裏付けるデータをどれだけ集められるかがポイント

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生産的な会議(2)

レジュメや報告の全文朗読は全く無意味

反対を唱える者には反対理由や対案を示すまで食い下がる

二者の意見が対立する場合は、対立点を明確にし、全参加者に認識させる

意見は結論から述べる

情報は裏づけを取ってから発表する

■デキる人間と思われる発言の秘訣
3WHAT、3W、1Hを1分間でまとめて話す

1. 3WHAT
「それは何か=定義
「何が起こっているか=現象
「それにより何が起こるか=結果

2. 3W
「WHY=理由・背景
「WHEN=いつからそうなっているのか、以前はどうなっていたか=時間
「WHERE=どこでそうなっているのか、他の場所ではどうなのか=場所

3. 1H
「HOW=どうすればいいか=対策

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生産的な会議(1)

本来、会議というものは、NOを言う場である
上意下達の会議は、決定事項の枠組みの中で意見表明をする

会議の目的は事前に参加者に伝えておく

1.問題の解決
2.組織や部内の意思統一
3.情報の周知(収集)
4.参加者のスキルアップ
5.親睦や交流

会議で知らせる必要があるのはマイナスの報告

会議の成否は、準備の善し悪しで決まる

会議を活性化させるには、反対者の考えを持つ者を参加させる

会議は戦いの場であり、自己アピールの場

会議を円滑に進めるには、事前の根回しが必要

実働を必要とする会議では必ず実行・推進の責任者をはっきりさせてから終える

■会議の型
1. 問題提起(5分)
 会議の目的と議案の内容を的確かつ明瞭に参加者へ提起する
 「私は~と考える」
2. 意見提示(15分)
 参加者にYESかNOかの立場をはっきり決めてもらい、
 そのうえで意見を求める
 「たしかに~しかし~」
3. 展開(30分)
 ・根拠や裏づけのない意見は排除、実効性の高い意見を
 拾い上げる
 ・代表的な意見者にさらなる内容の詳細を求める
 ・他の参加者に意見を求め、議論の輪に巻き込む
 ・全体の大まかな方向性を示しつつ、議論から浮かび上がった
 問題点を明確にする
 「なぜなら~」
4. 結論(5分)
 展開された意見をまとめる
 「このようなわけで~」

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会議術(2)

◆報告・情報共有型
ブレスト・業務報告など定例会議

◆意思決定・問題解決型
決められた時間内に、参加者全員の納得を得たうえで、
何らかの結論を出す必要のある会議

1.ファシリテーターの役割
エンターテイナー
[会議準備]
→場のデザイン
 ・関係者の巻き込み
 ・会場の設定
[会議実施]
→チームビルディング
 ・アイスブレイク
→参加メンバーとのコミュニケーション
 ・参加メンバーのタイプ分けなど

コーディネーター
[会議準備]
→会議進行の設計
 ・進行表の作成
 ・討議材料などの準備、
 ・リスクの想定
[会議実施]
→時間管理
 ・役割分担の工夫
 ・ツールの活用
→問題点の洗い出し、現状の把握、原因の特定
→改善策のアイデア出し、リスク分析、実行計画の作成

2.チームビルディング
参加メンバーの会議へのモチベーションを上げる
→今回の議題について考えているのか(賛否)
→誰にどのように話を進めてもらいたいのか
→それぞれのモチベーションをどう引き上げるのか
 協力意欲なし、後ろ向き、中立、前向き、協力意欲あり

3.アイスブレイク
会議のはじめに互いに自己紹介をし、会議の問題点を上げる

4.付箋
参加者全員がテーマについて思うことを書く

5.プロセス抽出
付箋でプロセスの抽出を行い、再確認する
→流れを把握し、問題点点となっている工程を、
客観的・全体的に見ることができる
→原因を表面化させ、改善策が取りやすくなる

6.多数決ではなく、コンセンサス
当初の自分の意見とは100%一致するわけではないが、
この結論は100%支持できる
」と、参加全員が討議を通じて
納得したうえで、結論を出す

・成果物を形にする
→会議開始時に会議終了後に出来上がる成果物を決定する
・パーキングロットの活用
→その発言は重要ですが、後で検討します
・会議ルールをつくる
→感情的になる参加者に対するルール
→自分の意思のない意見は厳禁(~だろう、~と思う)
・想定される議論のシミュレーション
→反論を想定するなど、事前の準備に時間をかける
→事前に参加メンバーの意見を確認する
・傾聴する姿勢を常に保ち続ける
・会議の「目的」と「時間」を設定する

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